Как большой редакции держать все проекты в порядке
Чтобы не запутаться в проектах, мы ведём Базу знаний
Редакционный отдел «Палиндрома» работает с разными проектами: мы пишем статьи, посты, делаем рекламные посевы, лендинги и много всего другого. Чтобы не запутаться в проектах, мы ведём Базу знаний. Как она работает, чем помогает нам и клиентам — рассказываем в статье.
В чём проблема
У каждого проекта — свои особенности, инструменты продаж, продуктовые преимущества. Информация о них хранится в головах у разных специалистов: редакторов, проджектов, авторов, секретарей или даже бывших сотрудников. Данные могут потеряться или забыться.
Что мы сделали
Чтобы хранить и вовремя обновлять информацию о проектах, мы придумали Базу знаний. Это пространство в таск-менеджере, где хранится всё, что мы знаем о проекте и особенностях работы с клиентом:
- концепция;
- редполитика;
- tone of voice;
- контент-план;
- полезные ссылки;
- контакты членов команды.
Как нам помогает База знаний
У всех, кто работает с проектом, есть доступ к Базе. Если сотрудник, который трудился на проекте, уйдёт в отпуск, заболеет или уволится, проект легко подхватят его коллеги.
Информация в Базе хранится как в каталоге, можно быстро сориентироваться и за полчаса погрузиться в проект. Узнать, о чём пишем, для кого пишем, какие есть нюансы.
Как клиентам помогает База знаний
Клиент не переживает, что мы что-то забудем или потеряем. Все наши договорённости и обсуждения мы сохраняем в документах проекта и постоянно проверяем их актуальность.
Если в команде клиента пройзойдут изменения, мы сможем быстро рассказать новому сотруднику о нашей работе и текущем состоянии проекта.
Когда редакции пора заводить свою Базу знаний
Мы советуем вести Базу знаний сразу после установочной встречи с заказчиком — внутренним или внешним. Это поможет всегда быть в курсе дел на проекте и не упустить ничего важного.
Ещё нужно регулярно обновлять Базу знаний. Чтобы не забывать об этом, назначьте ответственного в команде.
